電子帳簿保存法の対応ガイド｜中小企業がやるべき『電子取引データ保存』をわかりやすく
「電子帳簿保存法って、結局うちは何をすればいいの?」——名前は聞くものの、対応が曖昧なままの事業者は多いものです。ポイントを絞れば、中小企業がやるべきことはシンプルです。
この記事では、**電子帳簿保存法の基本と、中小企業が必ず対応すべき『電子取引データの保存』**を、わかりやすく整理します。
⚠️ 本記事は概要をわかりやすく解説するものです。最新の要件・個別の判断は、国税庁の情報や税理士など専門家に必ずご確認ください。
電子帳簿保存法とは｜3つの区分
電子帳簿保存法は、帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく3つの区分があります。
| 区分 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子保存 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして保存 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | 電子で授受した取引情報を電子保存 | 原則すべての事業者が対応 |
このうち、**すべての事業者に関係するのが「電子取引データ保存」**です。まずはここを押さえましょう。
義務なのは「電子取引データ保存」
電子的にやり取りした取引データは、電子のまま保存する——これが基本ルールです。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさないとされています。
「電子取引」とは?（身近な例）
- メールに添付されて届いたPDFの請求書・領収書
- ネット通販・ECサイトでダウンロードした領収書
- クラウドサービス上で受け取った請求書・契約書
- 電子契約サービスで締結した契約書
紙でやり取りしていなくても、これらは「電子取引」に当たります。
保存の2つの要件
電子取引データの保存には、大きく2つの要件があります。
1. 真実性の確保（改ざん防止）
次のいずれかで、データが改ざんされていないことを担保します。
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除ができない）システムで保存する
- 改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用する（システムがなくてもこの方法で対応可能）
2. 可視性の確保（あとで探せる）
- 日付・金額・取引先で検索できること
- ディスプレイ・プリンタ等で画面に表示・出力できること
- システムの概要書類等を備え付けること
検索要件は、専用システムを使う方法のほか、ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れて規則的に保存し、索引簿を作る、といった方法でも対応できます。
中小事業者の現実的な対応方法
大きく2つのアプローチがあります。
- A. システムで対応する:会計ソフト・請求書ソフト・電子契約・文書管理クラウドなど、電帳法対応をうたうサービスを使う（最も楽）
- B. 規程＋ファイル名ルールで対応する:改ざん防止の事務処理規程を整え、ファイル名を「日付_取引先_金額」などで統一し、フォルダで管理する（コストを抑えたい場合）
件数が多い・今後増えるなら A（システム）、件数が少なく当面コストを抑えたいなら B（規程＋ルール） が現実的です。
対応チェックリスト
- メールやECで受け取る請求書・領収書を洗い出した
- それらを「電子のまま」保存する場所を決めた
- 検索（日付・金額・取引先）できる方法を用意した
- 改ざん防止（タイムスタンプ／システム／規程）の方法を決めた
- 事務処理規程が必要なら整備した
- 担当者と運用ルール（どこに・どう保存するか）を共有した
まとめ
電子帳簿保存法でまず対応すべきは「電子取引データの保存」。ポイントは、**真実性（改ざん防止）と可視性（検索できる）**の2要件を満たすこと。システムを使えば楽に、規程＋ファイル名ルールでもコストを抑えて対応できます。判断に迷う部分は、税理士など専門家に相談しましょう。
経理まわりの電子化・システム選びを相談したい場合は、業務の棚卸しから一緒に設計できます。お気軽にご相談ください。
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よくある質問
メールで受け取った請求書を紙に印刷して保存すればいい?
電子取引で受け取ったデータ（メール添付のPDF請求書など）は、原則として電子データのまま保存する必要があり、紙への出力保存だけでは要件を満たさないとされています。電子データを、要件に沿って保存できる体制を整えましょう。
具体的に何を準備すればいい?
大きく2つです。(1)後から探せる『可視性』（日付・金額・取引先で検索できる保存方法、またはファイル名のルール化）、(2)改ざんを防ぐ『真実性』（タイムスタンプや訂正・削除履歴の残るシステム、または事務処理規程の整備）。システムを使うか、規程＋ファイル名ルールで運用するかを決めます。
小規模な事業者向けの緩和はある?
検索要件の猶予や、保存ができなかったことに相当の理由があると認められる場合の猶予措置などが設けられています。ただし要件や対象は変わり得るため、最新の取り扱いは国税庁の情報や税理士に確認してください。
