ワークフローシステムの選び方｜稟議・申請承認を電子化して効率化【中小企業向け】
稟議書の回覧、押印、申請書の手書き——紙とはんこの申請承認は、時間がかかり、承認者不在で止まり、テレワークとも相性が悪い業務です。ワークフローシステムで、これらを電子化・効率化できます。
この記事では、ワークフローシステムでできること、選び方、タイプ別の特徴を、中小企業の視点で整理します。
※料金・機能は変わり得ます。本記事は選び方の整理です。最新は各公式でご確認ください。
ワークフローシステムでできること
- 申請の電子化：稟議・経費・休暇・購買などをオンラインで
- 承認ルートの設定：多段階承認・代理承認・条件分岐
- 進捗の可視化：誰の段階で止まっているか
- 検索・保管：過去の申請をすぐ検索
- モバイル承認：外出先・在宅でも承認
紙・はんこ運用との違い
- 承認者不在でもスマホで承認できる
- どこで止まっているかが一目で分かる
- 過去の申請を検索できる（紙の保管・探索が不要）
- テレワークでも申請承認が回る
選び方の観点
- 申請の種類：自社の申請（稟議・経費・購買・休暇等）に対応するか
- 承認ルート：自社の承認フロー（多段階・条件分岐）を再現できるか
- 連携：経費精算・会計・人事システムとの連携
- 使いやすさ・モバイル：現場が無理なく使えるか
- 料金：ユーザー数による料金
タイプ別の特徴
| タイプ | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| ワークフロー専用 | 申請承認に特化、柔軟なルート設定 | 申請の種類・ルートが複雑 |
| グループウェア一体型 | 情報共有とまとめて | 社内基盤を統合したい |
| 経費・労務連携型 | 経費・勤怠・人事と連携 | バックオフィスを一体化 |
導入を成功させるコツ
- 申請件数の多い業務から：効果が大きい
- 承認ルールを整理：誰が・何を・どの順で承認するか
- 現場の使いやすさ：申請・承認が簡単か
- 小さく始める：一部の申請から展開
まとめ
ワークフローシステムは、稟議・申請承認を電子化し、停滞・手間・属人化を解消します。申請の種類・承認ルート・連携・使いやすさ・料金で選び、件数の多い申請から小さく始めましょう。経費精算やグループウェアと組み合わせると、バックオフィス全体が効率化します。
社内業務の電子化・効率化を相談したい場合は、業務の棚卸しから一緒に設計できます。お気軽にご相談ください。
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よくある質問
紙の稟議・はんこ運用と何が違う?
ワークフローシステムは、申請・承認をオンラインで完結できます。承認者が不在でもスマホで承認でき、誰の段階で止まっているかが可視化され、過去の申請も検索できます。紙の回覧・押印・保管の手間や、テレワーク時の停滞を解消できます。
無料で使えるワークフローはある?
無料プランや小規模向けの低価格プランを提供するサービス、グループウェアの一機能として使えるものもあります。まずは申請件数の多い業務（経費・稟議・休暇申請など）から、無料・低コストで試すのがおすすめです。
電子契約とは何が違う?
ワークフローは『社内の申請・承認』を電子化するもの、電子契約は『社外との契約締結』を電子化するものです。目的が異なります。社内の稟議・申請はワークフロー、取引先との契約は電子契約、と使い分けます。
